Most felfedjünk neked a Google-vezérek emailezési szabályait! A cég ikonná vált két vezetője, Eric Schmidt és Jonathan Rosenberg a Google – így vezetünk mi című könyvében ezt is megosztja velünk a színes anekdoták és a most először nyilvánosságra hozott sztorik mellett.
1. Reagálj gyorsan!
A gyors reakció a pozitív kommunikációs visszacsatolás láncreakcióját indítja el, s ennek köszönhetően könnyebben bevonhatók a kollégák a fontos megbeszélésekbe, döntésekbe. A válaszok lehetnek egészen rövidek is, mint például “Rendben“, amely annyit jelent: “Rajta vagyok.”
2. Ne ömlengj fölöslegesen!
Fogalmazz tömören! Pontosan írd le, ha valamilyen problémáról szó van. A legtöbb email ugyanis tele van olyan részekkel, amelyeket nyugodtan át lehetne ugrani.
3. Ürítsd folyamatosan a postaládádat!
Egy új üzenet megnyitásakor több választási lehetőséged van: eleget olvasol el belőle ahhoz, hogy rájöjj, nem kell elolvasni; elolvasod, és azonnal cselekszel; elolvasod, és később cselekszel; vagy később olvasod el. Ezek közül az első két lehetőséget érdemes választanod és előnyben részesítened. Ha elolvastál egy üzenetet, és tudod, mit kell tenned, ne habozz! Máskülönben később újra el kell olvasnod, ami 100 százalékban elpocsékolt idő! Ha ügyesen csinálod, a bejövő postafiókod tulajdonképpen a legfontosabb teendők listájaként működik majd, vagyis csak olyan emailek lesznek benne, amelyek alaposabb átgondolást igényelnek, illetve néhány elolvasandó üzenet, amelyekkel később is ráérsz foglalkozni.
4. Működj routerként!
Ha hasznos információt tartalmazó üzenetet kapsz, gondolkodj el rajta, ki más találhatja még rajtad kívül hasznosnak? A nap végeztével aztán fejben szaladj végig az aznap kapott emaileken, és kérdezd meg magadtól: “Van-e olyan, amit továbbítanom kellett volna, de nem tettem?”
5. Ne élj fölöslegesen a titkos másolati funkcióval!
Ha azért választod ezt a funkciót, mert rejtegetni akarsz valamit, vigyázz, az aláássa a hatékonyságot, ami egy átlátható kultúrában mindenképpen ügyeskedésre utal. Ilyen esetben jobb elkerülnöd a titkos másolat funkciót. Csak abban az esetben érdemes használnod, ha valakiket feltétlenül ki kell venni egy emailfolyamból.
6. Kár ordibálni!
Ha ordibálni szeretnél, tedd személyesen. Elektronikusan TÚL KÖNNYŰ.
7. “Kövess” emailben!
Ha olyan, cselekvést igénylő üzenetet küldesz valakinek, amelyet követni szeretnél, másold be saját magadat, és írd a tárgyba, hogy “Követés“! Így könnyebben megtalálod, és utánajárhatsz azoknak a feladatoknak, amelyek még megoldásra várnak. Elég, ha újra elküldöd az eredeti üzenetet, és azt írod fölé: “Ez megvan?”.
8. Keress kulcsszóval!
Ha olyasmit kapsz, amiről úgy gondolod, később esetleg még használni szeretnéd, továbbítsd magadnak néhány, a tartalmat leíró kulcsszóval! Érdemes végiggondolni, vajon hogyan lehet a legkönnyebben rákeresni később, hogy ne okozzon gondot, ha erre szükség lenne. Ez nemcsak emailek esetében, hanem a dokumentumoknál is hasznos lehet.
Olvass még az emailezésről az NLCafén:
- Itt az új funkció: így vonhatod vissza az elküldött e-maileket a Gmailben
- Minden ötödik férfinek van titkos e-mail címe
- Meghekkeltek: ilyen érzés, ha neten törnek be hozzád
Koltai Róbert betekintést engedett otthonába, és rögtön el is állt tőle a szavunk
Csillagjegyek, akik megérzik a bajt
Ezt hozza a csillagjegyeknek az áprilisi telihold
Exkluzív: Így él Kanadában Polyák Lilla és Gömöri András Máté
Kiderült: nem kiesett, hanem kiugrott az ötödikről a 3 éves kisfiú Csepelen – ilyen állapotban van most
Eltelt 25 év: így nézett ki Zimány Linda, rövid barna hajú tiniként
Zuhanás, repülés, üldözés – A pszichológus elárulta, mit jelentenek a leggyakoribb álmok
